4 Beneficios de la firma digital para gobierno

Los servicios y trámites que ofrecen los gobiernos podrían ser más extensivos y accesibles con el uso de la firma digital. Conoce las ventajas de implementarla. 

A diferencia del sector privado, el cual busca potenciar la competitividad, el sector público usa la tecnología con el fin del bien ciudadano.

En la actualidad, cualquier empresa, ya sea pública o privada, que quiera mantenerse vigente debe dar paso a la transformación digital. Y más si es el Gobierno, ya que a través de la tecnología puede lograrse el desarrollo socioeconómico sustentable de un país. Generando beneficios sustanciales tanto para el gobierno como para los ciudadanos. 

Al incorporar la firma digital es posible mejorar la gestión interna de la administración pública para otorgar un mejor servicio, facilitar el acceso a la información, asegurar la transparencia y la confianza pública, así como fortalecer la participación ciudadana.

En este artículo, te presentamos las principales ventajas de pasar de las tradicionales firmas en papel a las digitales. 

1.  Reducción de costos de operación

Los gobiernos gastan millones de dólares cada año para obtener, reescribir, reelaborar y verificar firmas en documentos oficiales. Con la ayuda de la firma electrónica, el Estado puede ahorrar tiempo, mano de obra y costos.

¿Cuántas horas invierte el personal de las dependencias en archivar cientos de papeles?, ¿Cuáles son los costos de impresión?, ¿y en términos del capital humano?. Implementar documentos electrónicos validados por la firma electrónica supone un gran ahorro de tiempo y dinero.

• Ahorrar en insumos y demás gastos administrativos, al reducir el uso del papel, tóner, traslados, gestión y almacenamiento de los documentos.  Las empresas que utilizan herramientas de firma digital pueden reducir los costos de manejo de documentos hasta en un 85%, según los datos de Finances Online. 
• Simplificar y automatizar la gestión documental resulta en un gran ahorro de tiempo, pero también, un ahorro económico. Las empresas mejoran la eficiencia, del 70% al 80%, después de eliminar los procesos manuales para adoptar tecnologías digitales como la firma electrónica.

2.  Ofrecer mejores servicios al ciudadano

Atrás quedaron los días de completar el papeleo solo en copia impresa,  aún más, cuando los plazos son demasiado ajustados.

Las filas para hacer trámites son interminables, tanto para quienes las hacen como para quienes las atienden. A través de la firma digital es posible evitar procesos engorrosos, que en muchas ocasiones generan problemas a los ciudadanos, mismos que pudieran evitarse, como faltar al trabajo, madrugar, gastos en copias, etc.

Por ejemplo, el ciudadano quiere comprar un terreno, para ello escanea todos los datos y escritos que se requieren, si bien la digitalización de documentos representa un ahorro de costos, al final siempre tendrá que ir de manera física para firmar los documentos.

Según datos de Finances Online, si comparamos el tiempo promedio que tardan las empresas en obtener documentos firmados digitalmente frente al tradicional, es de 37 minutos frente a 5 días. Estos son algunos de sus beneficios:

• Disminución de costos y tiempo para la ciudadanía. Con la firma electrónica, los ciudadanos no tienen que visitar las oficinas del gobierno todo el tiempo.
• Horario flexible. Las personas pueden realizar los trámites que requieren firmas los siete días de la semana, durante las 24 horas del día. 
• Trámites y servicios remotos. No importa el lugar desde el cual se quieran realizar, un dispositivo digital y una conexión a internet serán suficientes para llevarlos a cabo. 

3.  Mejorar la gestión pública

Todas estas acciones, que se ejecutan mediante la gestión pública, tienen como objetivo principal el desarrollo socioeconómico sustentable de los países (CEPAL).

Una gestión exitosa se relaciona con la competitividad de un país, la solidez y transparencia de sus dependencias e instituciones, así como, una participación exitosa en el entorno cambiante y complejo de la actualidad.

Hoy, la transformación digital del gobierno es más necesaria que nunca para satisfacer las demandas de la ciudadanía. Donde la eficiencia y eficacia gubernamental, la transparencia y la dignificación del servicio público son aspectos clave para sortear los cambios que supone.

Conoce las ventajas que la firma digital puede proporcionar a  la administración pública:

• La digitalización elimina los largos procesos que se dan durante el papeleo, a través del acceso y flujo de información continuo y constante entre las dependencias y la ciudadanía. 
• Mayor rango de acción de parte del gobierno. La gestión de documentación electrónica ahorra mucho tiempo para cada proceso y elimina las ineficiencias en la ubicación y el archivo de documentos. 
• Trámites con una mayor transparencia. Ayuda a simplificar el control sobre los procedimientos de aprobación, al tiempo que mantiene una auditabilidad y transparencia adecuadas.
• Agilizar los procesos administrativos, dando como resultado una mayor productividad del personal.  La automatización puede disminuir y/o erradicar los errores humanos relacionados con la documentación en papel.

4.  Trámites y servicios electrónicos rápidos y seguros

La firma electrónica puede llegar a tener los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y proveer de mayor certeza a los usuarios de servicios digitales.

En el actual mundo globalizado e hiperconectado, la identidad digital, la información que se comparte, la privacidad del usuario y la seguridad de los datos, son aspectos que van estrechamente ligados.

Por lo que, para gestionar correctamente la identidad digital  hay que poder gestionar los otros tres aspectos. La firma digital puede contribuir a ello, es decir, garantizar la propiedad de los datos, el derecho a la información, además de mantener la seguridad de los documentos.

Conoce más de sus beneficios:

• Garantiza la identidad de los usuarios que utilicen servicios digitales. Dependiendo de las disposiciones de medios de identificación electrónica y la normativa jurídica es posible implementar distintas soluciones tecnológicas que tengan como objetivo validar la identidad de los ciudadanos. 
• La firma electrónica puede utilizarse para diferentes trámites y servicios electrónicos, tales como: dar de alta una empresa, tramitar la cédula profesional, emitir comprobantes fiscales, etc. 
• Los documentos en papel pueden llegar a sufrir daños y extravíos, pero con una firma digital estos problemas quedarían resueltos al compartirse en una nube electrónica. 
• Las modificaciones realizadas en cualquier documento pueden rastrearse en tiempo real. Por ejemplo, rastrear la IP del dispositivo desde cuál se están efectuando los cambios.

Los proveedores de soluciones de firma digital pueden llegar a tener diferentes métodos para garantizar la autenticidad y seguridad de las transacciones. Por ejemplo, encriptación de datos, protocolos de seguridad, algoritmos matemáticos, etc.

Proveer de mejores servicios a la ciudadanía es posible con ayuda de la firma digital. El cambio hacia un gobierno digital implica nuevas formas de hacer las cosas, sin embargo, los beneficios que se podrían obtener son mayores. En AK Digital podemos ayudarte, ¡contáctanos!

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