Transformación digital, ¿cómo gestionar el acceso remoto y movilidad de los empleados a distancia?

Bajo el contexto actual, la transformación digital resulta ideal para gestionar el acceso remoto y movilidad de tus empleados incluso a distancia. Descubre cómo.  

Existen muchos y variados retos a los que se enfrentan las empresas durante la transformación digital. Unos de ellos es la movilidad y el trabajo remoto, pues, en la  mayoría de los casos no se tiene un control exacto de lo que las personas están haciendo mientras trabajan fuera de la oficina.

Por eso, te compartimos una serie de herramientas que podrán ayudarte a  gestionar el acceso remoto y movilidad de los empleados a distancia. En cualquier lugar que esté un empleado, cliente, proveedor o socio, puede interactuar con tu empresa, simplemente con un dispositivo móvil y conexión a internet.

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Haz que el trabajo remoto sea más productivo y atractivo para los colaboradores

El hecho de que los empleados trabajen de forma remota no significa que deban sentirse como si estuvieran en otro planeta. Al igual que los trabajadores en el espacio físico, las personas que trabajan fuera de la oficina quieren ser parte de la toma de decisiones, quieren tener una palabra y ser escuchados.

Por lo tanto, los empleadores deben proporcionar a los empleados remotos las herramientas necesarias para desarrollar lo que mejor saben hacer. Además, estas deben contribuir a que sean  capaces de tomar sus propias decisiones, se comuniquen e implementen nuevas ideas. 

Brinda una infraestructura que facilite sus actividades

Esto es negociable, pero la empresa debe proveer de los elementos necesarios para que el empleado a distancia pueda realizar su trabajo tal y como lo haría en la oficina. Claro que estos dependen de las actividades, presupuesto, así como los términos que se hayan acordado con los empleados.

Los elementos más comunes son:

• Computadora. 
• Acceso a banda ancha. 
• Smartphone. 
• Mobiliario de oficina. 

Trabajo organizado, herramientas para la gestión de equipos

La colaboración es uno de los principales factores que influyen en la productividad de las personas. Como líder de RRHH, por ejemplo, debes procurar mejorar la forma en que los equipos trabajan juntos.

Te compartimos algunas herramientas que tienen como objetivo administrar tareas y mejorar la comunicación para que los proyectos se completen más rápido y fácilmente.

• Monday.
• Blink.
• Teamwork.
• Milanote.
• Redbooth.
• Podio.
• Notion.
• Asana.
• Gmelius.
• Huddle.

No pierdas la conexión, herramientas para reuniones virtuales

Las conexiones tienen un gran impacto a la hora de generar el sentido de pertenencia dentro de la empresa. En muchos casos, las personas que trabajan a distancia pueden sentir que se están perdiendo la conexión con sus compañeros de trabajo, llámese colegas o jefes directos.

Una forma de ayudar a las personas a conectarse es a través de reuniones virtuales y presentaciones, mismas en las que deben abordarse los temas que realmente importan y que contribuyen al logro de los resultados. ¿Qué herramientas puedes utilizar?

• Teams de Microsoft.
• Zoom.
• Amazon Chime.
• Lifesize.
• Meet de Hangouts.
• Jitsi Meet.
• Skype.
• Whereby.

Mantén el flujo de la información, herramientas de comunicación

Afortunadamente, existen herramientas diseñadas para superar las barreras de comunicación que el trabajo remoto trae a las empresas. Estas, brindan la oportunidad de participar como equipos que pasan sus días trabajando entre las mismas cuatro paredes.

• Slack.
• Telegram.
• Google Hangouts. 
• Twist.
• WhatsApp. 

Trabajar a distancia no implica trabajar menos horas ni más, solo hacerlo desde un lugar diferente

En muchos casos podemos pensar que los colaboradores están paseando por la ciudad en lugar de estar visitando a los clientes, o que simplemente no están trabajando en las tareas que tienen asignadas.

Aunque las personas decidan dividir sus horas laborales de diferentes formas, debes ser consecuente con lo que les pides y procurar que el trabajo en movilidad no signifique que estén siempre trabajando.

Monitoriza su actividad, emplea un software de asistencia basado en web

En muchos casos, cambiar de horarios puede dificultar o retardar la toma de decisiones si trabajamos dentro de un equipo. Por ello, es importante monitorear las actividades de las personas, tanto para controlar cuánto tiempo están conectados a determinadas aplicaciones, como desde dónde lo están haciendo.

BioTime7.0, es un software de asistencia basado en web que te ofrece las siguientes funciones:

• Módulo de control de acceso simple.
• Sincronización automática de plantillas biométricas y de tarjetas.
• Aprobaciones multi-nivel y alertas por e-mail automáticas.
• Programación de turnos flexibles.
• Inicio de sesión de empleados.
• Administradores múltiples.
• Cálculo y reportes de asistencia.
• Gráficas para estadísticas de eventos.
• Monitoreo en tiempo real.

Si bien es importante monitorear que los colaboradores estén cumpliendo con sus tareas, los trabajadores remotos deben tener un sentido de autonomía para elegir cuándo y cómo trabajan. Sin embargo, estas deben estar alineadas a las necesidades del negocio, lo cual implica tomarse el tiempo para establecer expectativas claras.

Por ejemplo, definir los horarios que favorezcan la comunicación con el resto del equipo, en caso de la fuerza de ventas, establecer las áreas de acción. 

En este sentido, requiere que los líderes administren el progreso de los empleados a través de los resultados, sin dejar de lado la observación del proceso, con el objetivo de anticipar errores y retrasos que pueden llegar a comprometer los resultados.

Gestiona de forma efectiva cuando quieras y desde donde estés

Gestionar el acceso remoto y movilidad de los empleados a distancia, es un gran desafío que representa solo un parte de la transformación digital. ¿Estás listo para alcanzar mejores resultados con ayuda de la tecnología? En este artículo, encontrarás los pasos para hacer un plan de transformación digital en tu empresa.

Ahora bien, si te encuentras en búsqueda de herramientas que te ayuden a evaluar el rendimiento de tus colaboradores que trabajan fuera de la oficina, entonces puedes acercarte a nosotros.

En AK Digital, contamos con diversas soluciones tecnológicas que te ayudarán a eficientar tus tareas del día a día. Recibe una asesoría gratuita y comienza a explorar las maravillas de la digitalización. 

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