AK-DigitalLa optimización de operaciones en Universidades a través de un software, puede mejorar la eficiencia de sus procesos internos y atraer más alumnos.
El sector universitario también tiene grandes retos, pues como cualquier otra empresa se enfrenta a un mercado muy competitivo y con clientes (alumnos) muy exigentes.
Por lo que, la institución debe desempeñar correctamente sus acciones internas, no solo para satisfacer a sus clientes, sino también para cuidar sus recursos, mantener su posicionamiento y calidad, mejorar su productividad, etc.
Es indispensable que como directivo impulses la mejora continua y la optimización de su logística. Algo que puedes alcanzar con ayuda de las soluciones digitales. Más adelante te contamos por qué y cuál puede ser la mejor opción para ti.
¿Por qué es indispensable optimizar los procesos en el sector universitario?
Hay muchos desafíos para la alta dirección de las universidades, por ejemplo, cumplir con su visión y compromiso social para brindar una educación de calidad, aumentar su prestigio en distintos niveles, ser un centro del conocimiento y desarrollo de investigación, etc.
Pero, alcanzar este tipo de metas sin implementar metodologías de trabajo más eficientes podría ser complicado, pues la institución necesita ser sostenible organizacional y financieramente.
La optimización de operaciones es útil para establecer prácticas operacionales más adecuadas y obtengas los resultados esperados. Pues, esto implica que tendrás una estrategia alineada a sus objetivos como comenta Fiona Hunter, consultora en educación superior y ex presidenta de la EAIE:
“La planificación estratégica implementa la colaboración y unifica los procesos internos, lo que puede fortalecer la cultura y permitir a la universidad el convertirse en la institución que quiere ser”.
Soluciones innovadoras para tiempos modernos
La idea principal de la optimización de operaciones es dejar de utilizar prácticas poco eficientes. Permite a la alta dirección establecer un flujo de trabajo más ágil en sus actividades administrativas, algo que también ocurre con la automatización de procesos.
Esto implica que vas a tener un sistema inteligente que se encarga de encontrar formas más eficientes para realizar la misma tarea, pero utilizando menos recursos (tiempo, esfuerzo o costos) e incrementando la calidad de los resultados.
Así, el personal ya no perderá tiempo en tareas repetitivas como llevar manualmente el control curricular o la gestión de las finanzas por medio de hojas de cálculo en Excel. Tampoco se le dificultará acceder a los datos para poder analizar, ejecutar y mejorar las operaciones de la universidad.
¿Cómo optimizar tus operaciones con ayuda de la nube?
Existen distintas soluciones para la optimización de operaciones, sin embargo, varían mucho entre sus características y pueden estar en un formato de software o una plataforma digital.
En este artículo nos vamos a centrar más en las bondades de las segundas, ya que cuentan con las ventajas del almacenamiento en la nube y también pueden:
- Centralizar y estructurar tu información para que tú y la plantilla acceda a ella con inmediatez, desde cualquier dispositivo y momento a través de conexión a internet.
- Brindar aplicaciones para crear una colaboración y comunicación más efectiva entre todo tu equipo de trabajo, creando un mejor flujo de información e impulsando la mejora continua.
- Gran flexibilidad gracias a que sus herramientas permiten trabajar simultáneamente en los documentos y reflejan los cambios en tiempo real, etc.
Estas características también las comparte Office 365, una herramienta que se compone de aplicaciones actualizadas constantemente y que se adaptan a las necesidades de la organización.
¿Qué ocurre cuando implementas Office 365 en la gestión de tu universidad?
Constantemente, las organizaciones y universidades recurren a las herramientas de Microsoft para realizar sus actividades, ya que abarcan varias soluciones que les permiten realizar sus actividades de forma ágil, brindando un seguimiento y actualización permanentes.
Pero, muchas veces se utilizan sin aprovechar al máximo todo el ecosistema digital como lo es Office 365 que podría ayudarte con la optimización de operaciones, como te contamos en estos 4 casos:
1. Garantiza la calidad de tus datos y toma mejores decisiones
La herramienta gestiona los informes y edita simultáneamente las hojas de Excel para que estén actualizadas en todo momento. Así, los datos almacenados en la nube podrán ser consultados cuando sea necesario. Además que su actualización inmediata y en tiempo real, hará que tu información siempre tenga la calidad requerida para la toma de decisiones oportunas.
Lograrás mejorar la dirección de tu universidad, pues Office 365 te ayudará, por ejemplo, a llevar una buena gestión de cada alumno durante su preparación académica (acreditaciones, pagos, becas, etc.), así como, desempeñar un buen proceso de RRHH y nómina de los docentes.
2. Impulsa el trabajo colectivo
Un problema que afecta la comunicación en la universidad es que toma mucho tiempo encontrar información de valor. Pero al tener todos los datos en una fuente centralizada todos tendrán un acceso más rápido.
Asimismo, hará posible que entre los departamentos exista un mejor flujo de trabajo, ya que las acciones y datos se van a reflejar en tiempo real. Asimismo, coordina tu seguimiento de email marketing pues la herramienta también lleva una gestión automatizada de Outlook.
3. Mayor transparencia operacional
Uno de los retos de las universidades es presentar las evidencias o indicadores de su desempeño ante las instituciones o secretarías educativas para que acrediten su calidad académica en los tiempos estipulados. Con Office 365 que te permite automatizar los registros y llevar una correcta gestión de la documentación, esto ya no será un desafío.
El personal solo debe ingresar la información al sistema y este se encargará de codificarla, procesarla y organizarla para que te entreguen los datos que necesitas en el menor tiempo posible.
También es una ventaja que como universidad puedas soportar y laborar sin importar los incrementos del tráfico de datos que llegan periódicamente, como en las fechas de ingreso o egreso, al subir las calificaciones al sistema, etc. Con malas prácticas esto le toma el doble de tiempo a los empleados y pueden incrementar los retrasos provocados por errores.
4. Depende menos del departamento de TI
Otro de los contratiempos es cuando la dirección administrativa debe recurrir constantemente al departamento de TI interno o contratar servicios externos para corregir errores o actualizar los sistemas de gestión de proceso que utilices, lo que toma mucho tiempo al tener que realizarse de forma local.
En cambio, al ser un servicio en la nube es más fácil gestionar las incidencias de forma digital y contactar al servicio de soporte de la misma plataforma o a la empresa proveedora de soluciones digitales para comunicar las caídas del sistema, implementar una nueva actualización, etc.
La automatización basada en la nube reduce la administración de TI de rutina en un 80% (Oracle Latinoamérica)
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